Guide méthodologique du référentiel

Un standard a un caractère normatif. Il s’agit d’une intervention pour laquelle les résultats sont connus et sont considérés comme bénéfiques, inappropriés ou nuisibles à l’unanimité.

Les référentiels peuvent comporter différentes options correspondant aux connaissances et aux pratiques du moment. Celles-ci ont été acceptées par la majorité des professionnels ayant coordonné, rédigé et/ou relu ces documents.

Une recommandation dans un RIR exprime l’état de l’art à un instant donné et hiérarchise les options. Elle fait le point sur l’état des connaissances (analyse bibliographique actualisée) et le cas échéant des pratiques consensuelles. Ce n’est pas une norme. Il s’agit d’une proposition pour aider le praticien et le patient à rechercher, parmi des options de soins, celles qui sont les plus appropriées dans des circonstances cliniques données.

La Commission Référentiels Recommandations Réseaux (C3R[1]) de l’AFSOS définit les méthodes et établit les procédures de travail des groupes. Elle est composée de coordinateurs de réseaux de cancérologie qui ont une expertise en matière de production de référentiels.

Chaque année, elle procède aux choix des référentiels à élaborer, en tenant compte des projets ou de la parution de recommandations (HAS-INCa ou autres), de l’actualité scientifique, des préconisations des Groupes de Travail Spécifiques (GTS) de l’AFSOS et des propositions des réseaux régionaux de cancérologie (RRC). Selon l’avancée des travaux, un appel à candidature pour identifier de nouvelles thématiques peut être organisé par la C3R.

Une fois la liste des thématiques établie, un appel à participation est diffusé à l’ensemble des RRC via l’Association des Coordinateurs des Réseaux Régionaux de Cancérologie (ACORESCA). A l’issue, la C3R de l’AFSOS arrête la liste des RRC retenus par thématique, et arrête le programme de travail pour l’année. Elle diffuse la liste des thèmes retenus avec le nom des RRC pilotes et les coordonnées mail de ceux-ci (via l’ACORESCA) à tous les RRC qui ont donc la possibilité d’inscrire des participants dans les différents groupes de travail.

En lien avec COMM Santé, la C3R, les réseaux régionaux de cancérologie et le secrétariat dédié de l’AFSOS assurent le suivi administratif, le fonctionnement des groupes de travail, l’organisation des J2R et la mise à jour des référentiels.

[1] C3R : Cf. pour détail le document AFSOS commission référentiels recommandations réseaux (C3R)

La rédaction (présentation et format) des référentiels est standardisée selon un modèle national défini par la C3R de l’AFSOS et utilisable par tous. Ce modèle est basé sur des textes concis et des arbres de décision simples. Seules les références bibliographiques les plus notables sont annexées.

Chaque référentiel est élaboré dans l’année précédant les J2R par un groupe de travail pluridisciplinaire et interrégional.

Pour garantir le caractère de relecture pluridisciplinaire et homogénéiser les RIR entre eux, les référentiels produits par les groupes de travail seront soumis à la relecture du GT spécifique AFSOS quand il existe ou, à défaut, à un groupe minimum de 2 à 3 experts « indépendants » identifiés par la C3R avant les J2R, ou par des experts identifiés dans les RRC ou par des sociétés savantes partenaires. Pour garantir la pluri professionnalité, les associations de soignants non médicaux sont également sollicitées lors de la relecture (en particulier l’AFIC).

Sur proposition de la C3R, sous son contrôle et afin d’assurer la conformité aux données des AMM et au cadre règlementaire issu de la loi sur le médicament, les médecins responsables et les services juridiques de l’industrie du médicament peuvent être sollicités sur leur expertise propre.

Les RIR produits par les groupes de travail sont ensuite présentés et soumis à la validation d’un groupe élargi de professionnels lors des ateliers organisés pendant les journées référentiels réseaux en soins de supports (J2R-SOS).

La C3R, les coordonnateurs interrégionaux et régionaux veilleront chacun à leur niveau, à identifier les conflits d’intérêts du groupe de travail et au recueil des déclarations, et à leur présentation lors des J2R.

chaque référentiel, dans sa version issue des échanges en groupe de travail de est discuté puis finalisé en atelier et validée au cours dela séance plénière des J2R-SOS. Cette séance de finalisation permet aux coordonnateurs interrégionaux de mettre en forme le document final avec l’appui de la C3R.

La diffusion s’effectue dans les semaines qui suivent les J2R sur le site internet de l’AFSOS et sur ceux des RRC qui proposent également une version web et une version PDF téléchargeable et imprimable.

Une version Power Point des référentiels pourra être remise aux membres de l’AFSOS qui en feront la demande à la C3R.

Pour promouvoir largement les RIR, une « commercialisation » des RIR sous forme de « Tirés à part » est envisageable dans le cadre des relations de l’AFSOS et de l’industrie pharmaceutique (Cf. point IV. Diffusion des référentiels en SOS – TAP). Les coordonnateurs régionaux responsables de la rédaction des RIR en sont systématiquement informés.

Les référentiels sont construits à partir de l’analyse détaillée des recommandations nationales et/ou internationales disponibles. Ils doivent décrire la prise en charge diagnostique, thérapeutique et la surveillance à mettre en place au regard des données scientifiques actuelles.

Les RIR doivent répondre aux attentes des professionnels des établissements et du domicile.

Les recommandations utilisées seront systématiquement citées et des liens hypertextes créés vers les sources : HAS/INCa, sociétés savantes, etc.

La coordination des groupes de travail régionaux et interrégionaux est assurée par le RRC qui accompagne le coordinateur IR (Cf. en annexe Schémas de fonctionnement des GT) en lien avec la C3R.

Pour faciliter les échanges et la circulation des documents, plusieurs outils de communication sont mis à disposition des réseaux et des groupes de travail régionaux :

• Un forum J2R sur le site de l’AFSOS www.afsos.org sur lequel les groupes peuvent retrouver pour chaque référentiel à mettre à jour, les référentiels existants et les publications de référence : rubrique professionnelle. L’accès à ce forum professionnel nécessite d’être membre de l’AFSOS pour disposer du login / mot de passe.
• Un outil de conférence téléphonique.
• Un outil de web conférence.

La charte graphique proposée par la C3R de l’AFSOS est générique et peut être éventuellement adaptée aux chartes graphiques utilisées par les réseaux régionaux de cancérologie.

Les RRC qui utiliseront les référentiels interrégionaux en SOS citeront leur source et, le cas échéant, procéderont à la création d’un lien vers le site de l’AFSOS dans chacun des référentiels web diffusés.

La conception et la réalisation des référentiels sont harmonisées. La charte graphique a pour objectif de présenter, d’une manière identique dans tous les documents, les situations et modalités de prise en charge. Ce souci de formalisation se retrouve dans la présentation des arbres de décision et dans le contenu des pages de textes complémentaires.

La charte graphique des arbres :

Le coordinateur IR s’engage à effectuer la veille scientifique et la mise à jour du référentiel.

Les coordonnateurs méthodo des référentiels peuvent recontacter les coordonnateurs interrégionaux tous les ans pour actualiser les référentiels.

• Si des modifications majeures sont à apporter : le processus complet d’élaboration des référentiels (cf ci-dessus) est à programmer
• Si des modifications mineures sont à apporter : le référentiel est actualisé et soumis pour validation lors de la plénière d’actualisation des référentiels organisée lors de J2R-SOS. Si aucune modification n’est à apporter après une veille bibliographique correctement réalisée, la date du référentiel est actualisée selon le modèle.

L’organisation des Journées est définie par une charte d’organisation intégrée au règlement intérieur de la C3R. Les principes de cette charte sont basés sur :

• La présentation, discussion et validation de chaque référentiel élaboré ou mis à jour préalablement par un groupe de travail interrégional.
• La transparence financière et l’indépendance des participants aux référentiels vis-à-vis de l’industrie pharmaceutique et d’autres partenaires potentiels. Le financement est assuré par l’AFSOS qui sollicite les soutiens institutionnels et/ou de l’industrie selon des règles établissant une mise en commun des fonds et le contrôle de l’indépendance des contenus et préconisations portés dans les référentiels.
• La participation des professionnels de l’industrie et la gestion de conflit d’intérêt des professionnels de santé participant à l’élaboration des RIR sont strictement encadrées et font l’objet de déclarations explicites dans toutes les actions de diffusion ou de communication des RIR. Les professionnels de l’industrie ne sont autorisés à participer ni aux groupes de travail ni aux ateliers des J2R.
• La rédaction et la mise à jour des référentiels par des groupes interrégionaux (IR).
• Le pilotage par un coordinateur IR d’un groupe IR par référentiel. Le coordinateur IR avec l’appui de son RRC, organise le travail et les réunions pré journées des GT-IR en vue de la rédaction et de la validation du référentiel lors des J2R.
• L’organisation des J2R est conditionnée par l’obtention de soutiens de l’industrie pharmaceutique.

• Le financement est assuré par l’AFSOS qui sollicite les soutiens institutionnels et/ou de l’industrie selon des règles établissant une mise en commun des fonds et le contrôle de l’indépendance des contenus et préconisations portés dans les référentiels.
• La participation des professionnels de l’industrie et la gestion de conflit d’intérêt des professionnels de santé participants à l’élaboration des RIR sont strictement encadrée et font l’objet de déclaration explicite dans toutes les actions de diffusion ou de communication des RIR . La participation financière des réseaux régionaux est recherchée et établie en fonctions de leurs ressources. Les conflits d’intérêt sont identifiés (Cf. guide méthodologique des RIR)
• La rédaction et la mise à jour des référentiels par des groupes interrégionaux (IR),
• Le pilotage par un coordinateur IR d’un groupe IR par référentiel. Le coordinateur IR avec l’appui de son RRC organise le travail et les réunions pré journées en vue de la rédaction et de la validation du référentiel lors des J2R.
• La mise à jour des référentiels prévue tous les 2 à 3 ans

Les GT-IR coordonnés par les réseaux régionaux de cancérologie et la C3R :

• Sont pluridisciplinaires, pluri professionnels impliquant hospitaliers et libéraux (travail nécessaire sur l’implication des médecins traitants et des soignants libéraux) Sont chargés d’élaborer et de mettre à jour les référentiels
• Appliquent les méthodes de production et d’implémentation des référentiels (diffusion et appropriation) avec l’aide éventuelle de la C3R.

La C3R accompagne les GT-IR pour :

• L’organisation de la veille bibliographique
• Le développement d’une information spécifique pour les professionnels, les patients et le public
• Tout autre sujet d’intérêt pour lequel la commission pourra être saisie.

Au niveau interrégional

• Coordination à l’échelle interrégionale des travaux de mutualisation régionale contributive en lien avec les correspondants médicaux et administratifs des RRC impliqués.
• Selon les besoins ou le thème des référentiels, la C3R de l’AFSOS pourra proposer à certains GT-IR d’associer des compétences ou des expertises complémentaires aux travaux menés.

Le coordinateur interrégional

Le rôle du coordinateur interrégional est, avec le soutien de son RRC et du secrétariat dédié de l’AFSOS :

• D’animer le groupe de travail interrégional avec l’aide des coordinateurs régionaux
• De faire un état des lieux de l’existant avec son RRC, d’organiser les réunions de travail, de centraliser et transmettre les documents, de synthétiser les modifications proposées et de rédiger le référentiel à restituer lors des J2R
• De veiller à l’application des méthodes et procédures d’élaboration et de mise à jour des référentiels produites par la C3R de l’AFSOS.

Le coordinateur interrégional s’engage à participer aux 2 journées de congrès :

• La première étant dédiée aux ateliers où il présentera le référentiel élaboré au sein de son GT-IR.
• La seconde où il contribue à la restitution des points forts recueillis pendant l’atelier

Le coordinateur IR (ou son RRC) peut saisir la C3R pour toute difficulté de méthode ou d’organisation du travail de son groupe.

Le niveau régional

• Chaque groupe régional est composé par les professionnels du réseau régional de cancérologie sur la base d’une représentation pluridisciplinaire des professionnels adaptée au thème du référentiel si possible des experts du thème choisi, un oncologue (médical ou radiothérapeute), un chirurgien et un radiologue.
• Les secrétariats des réseaux régionaux de cancérologie assistent les coordinateurs de leur région (coordinateur interrégional et coordinateurs régionaux) en lien avec le secrétariat dédié de l’AFSOS, notamment dans l’organisation des réunions de travail, la transmission et la mise à jour de documents, la centralisation des informations… Ils sont chargés de  la mise en forme des référentiels.

Le coordinateur régional

Le rôle du coordinateur régional est, avec le soutien de son RRC :

• D’animer le groupe de travail de sa région (réunions de travail, état des lieux de l’existant, transmission et centralisation des documents,  des modifications et rédaction de la synthèse des échanges au sein de son groupe de travail, organisation de la « veille d’actualisation »)
• De veiller à l’application de la méthode et des procédures d’élaboration et de mise à jour des référentiels que le coordinateur IR lui aura transmis
• D’assurer la liaison avec le coordinateur interrégional et les correspondants médicaux et administratifs du RRC dont il relève.

Tous les ans, un mail transactionnel est adressé par le secrétariat dédié de l’AFSOS à l’ensemble des coordinateurs IR avec le contenu suivant :

« Bonjour,

Nous revenons vers vous dans le cadre de la mise à jour des référentiels en soins de support.
Vous avez piloté l’élaboration du référentiel (mettre le titre) et à ce titre nous souhaiterions savoir si depuis sa publication (mettre date) des modifications (majeures ou mineures) sont à apporter.

Nous vous rappelons la procédure :

– Les référentiels qui nécessitent des modifications mineures doivent faire l’objet d’une présentation lors de la session dédiée au moment des J2R.

– Les référentiels qui ont subi des modifications majeures doivent être présentés et discutés en atelier lors des J2R suivantes afin de valider les nouveaux contenus.

Dans le cas contraire, merci de nous adresser par retour de mail la notification suivante « j’ai relu le référentiel dans son intégralité et je n’ai pas de modifications à proposer ».

En vous remerciant de l’intérêt que vous porterez à ce processus.

Bien à vous »

A disposition :

• Le courrier « type » de relance
• Le fichier Excel de suivi reprenant l’ensemble des référentiels avec le statut de mise à jour
• La trame Power Point.

3 cas de mise à jour sont possibles :

• Sans modification : changer la date dans l’encadré et ajouter la date de mise à jour en pied de page. Cf. point D. Présentation – charte de nommage.
• Avec des modifications mineures : changer la date dans l’encadré et ajouter la date de mise à jour en pied de page
• Avec des modifications majeures : changer la date dans l’encadré et ajouter la date de mise à jour en pied de page. On ne garde que les contributeurs de cette nouvelle actualisation.

4^ème cas, exceptionnel : Un groupe autre que le groupe existant contribue à la mise à jour avec modifications majeures. Garder les contributeurs de la 1^ère version et ajouter un paragraphe « mise à jour » avec les noms des contributeurs.

Certaines pratiques nouvelles ne peuvent donc être incluses en temps réel dans les référentiels sauf avancée particulière pour laquelle le coordinateur indiquera la nécessité d’une mise à jour urgente.